Organize uma agenda de contas a pagar na empresa

Se você acha que não precisa de uma agenda de contas a pagar na sua empresa, espere até esquecer de quitar uma delas. Multas e juros são impiedosos e, pior ainda, representam uma despesa não programada. Que tal se organizar melhor financeiramente? Neste artigo, nós vamos explicar como fazer isso de um jeito fácil.

Agenda de contas a pagar: por que ter uma?

Não são poucas as pequenas empresas que nascem com um controle financeiro amador. Quem não mistura as finanças pessoais com as do negócio já está no lucro. Aos poucos, porém, o gestor vai amadurecendo. Surge aí o fluxo de caixa, que nem sempre recebe a atenção necessária.

Em seguida, os registros de receitas e despesas passam a ser realizados com maior precisão e disciplina. Pelo amor ou pela dor, o empreendedor entende que precisa se dedicar à tarefa. No papel e depois na planilha, nenhuma entrada e saída do caixa escapa.

Até que um boleto vence e precisa ser pago em atraso. Outro dia, a falha é com um fornecedor, que estava disposto a ser um importante parceiro, mas não contava com o seu esquecimento. Ou será desorganização mesmo? Seja o que for, você descobre que precisa de uma agenda de contas a pagar para aprimorar o controle financeiro.

Torcemos que você tenha chegado até essa fase sem transtornos e sem prejuízos no bolso. Infelizmente, nem todos têm a mesma capacidade e muitos acumulam gastos não programados com multas e juros.

Esse tipo de esquecimento parece inofensivo até que o contador o alerta: você está perdendo receitas importantes, que poderiam ser reinvestidas no negócio. Já pensou ter que segurar aquele projeto ao qual se dedicou com tanto carinho para gastar com o pagamento de uma conta atrasada?

Não dá para cometer esse tipo de erro, especialmente em empresas de pequeno porte e recursos enxutos. Que tal colocar a casa em ordem e se organizar melhor? Afinal, não é à toa que um compromisso financeiro recebe esse nome.

Como organizar seus pagamentos

Há algumas ações que são básicas em uma agenda de contas a pagar. E tudo começa pela contabilização delas. Ou seja, você precisa registrar todos os compromissos assumidos, suas datas de vencimento e os valores individuais e somados para se planejar.

Não deixe nada de fora, desde as contas básicas de consumo, como água e energia elétrica, telefone e internet, também os impostos, prestações de empréstimos, compras parceladas, serviços contratados e tudo aquilo que tem uma data prevista para saída do seu caixa.

Após reunir todas essas informações, é hora de colocá-las em ordem. Como uma boa agenda de contas a pagar, ordene por data de vencimento. Não significa que as despesas mais próximas são as mais importantes, mas você precisa saber quais são as mais urgentes.

Feito isso, você já terá uma visão ampla dos compromissos financeiros assumidos para o mês. Se você tiver várias contas a pagar em datas diferentes, tal organização será decisiva para que nada seja esquecido.

O próximo passo, então, é planejar os pagamentos. No cenário ideal, você terá em caixa previsão de recursos para o pagamento de todas as contas. Nesse caso, sua estratégia fica facilitada, bastando quitar cada uma delas assim que seu vencimento se aproximar.

Aproveite para verificar se há desconto em alguma despesa pelo seu pagamento antecipado - desde que para isso não comprometa um recurso com o qual precisaria contar logo ali na frente.

Já se não houver receitas suficientes para honrar com tudo aquilo que se comprometeu, há duas opções principais. Ou você define qual conta pode esperar, por envolver menores valores de multas e juros, ou se aproxima do credor em questão para uma renegociação.

O importante nesses casos é não perder o controle e se endividar de tal forma que o montante devido se torne impagável. Não subestime o poder destruidor dos juros. Eles podem acabar com o seu sonho empreendedor.

Agenda ajuda, mas nem sempre resolve

Quando o empresário não tem dinheiro em caixa para todas as despesas, não é em razão da falta de uma agenda de contas a pagar. Afinal, esse importante instrumento é um aliado na sua organização, mas não resolve o problema do descontrole financeiro.

Você precisa, efetivamente, conhecer todos os custos envolvidos no negócio e sempre estudar a possibilidade de promover novos cortes.

Ao mesmo tempo, se as receitas estão entrando conforme o previsto e ainda assim há problemas, talvez a sua margem de lucro esteja mal definida. Ou você gasta demais, ou arrecada muito pouco. E nenhuma empresa vai para frente dessa forma.

É por razões como essa que todo pequeno negócio se beneficia muito do suporte de um contador. Ele pode ser seu principal aliado na gestão financeira e não um mero emissor de guias para pagamentos de impostos e contribuições.

Experiente e conhecedor da realidade financeira das empresas, o profissional contábil saberá identificar seus defeitos e virtudes enquanto gestor, além de promover uma minuciosa análise do seu fluxo de caixa. Assim, pode entender melhor seu presente e projetar seu futuro.

Como qualificar o controle de contas a pagar

Ferramentas de gestão como uma agenda de contas a pagar e um calendário financeiro, tal qual uma planilha de fluxo de caixa, são esforços importantes para cuidar melhor do dinheiro da empresa. Mas esse é um esforço inicial que precisa ser aprimorado.

Conforme a empresa cresce, ou quando essa é a meta, é preciso perder o mínimo de tempo possível com ações improdutivas, como fazer controle de datas e de contas manualmente. Chega um momento em que abandonar o papel e se render à tecnologia é questão de sobrevivência.

Um bom sistema de gestão online automatiza todas essas tarefas. Ele não apenas controla os pagamentos, como também confirma se uma despesa prevista foi mesmo realizada, em um processo que se chama conciliação bancária.

Além disso, a ferramenta estende esse tipo de função também aos recebimentos, permitindo ao gestor ter mais organização e controle sobre as finanças da empresa.

Dedique-se ao controle financeiro

Sem dinheiro, nenhuma empresa sobrevive. Sem controle sobre ele, não há como crescer. Projetos são adiados, metas ficam no papel e o negócio não decola. Se você se identifica com essa realidade, viu neste artigo que pode fazer mais e pode fazer melhor.

Tenha mais organização financeira no dia a dia, conte com a tecnologia para isso e alcance melhores resultados.