Como reconhecer a hora exata de contratar um novo funcionário?

Contratar ou não contratar, eis a questão? Em tempos de instabilidade econômica e política, ter o timing para decidir o melhor momento para contratar ou não um novo funcionário, é uma habilidade que o empreendedor deve desenvolver e aprimorar com a máxima urgência. Com tudo o que está acontecendo e o ambiente altamente instável em que vivemos, qualquer decisão que impacte o negócio deve ser muito bem analisada e planejada antes de ser executada.

Uma contratação, no momento errado, é como investir na bolsa de valores justamente num dia de grande queda: não vai dar o retorno esperado e ainda vai queimar as fichas que poderiam ser investidas em alguma estratégia que realmente pudesse dar maior e melhor retorno à sua empresa. Na prática, ao considerar a possibilidade de uma nova contratação, o empreendedor deve avaliar a viabilidade da mesma sob vários aspectos, uma vez que, com a entrada de um novo funcionário, a empresa dando ou não bons resultados, terá custos fixos com os quais sempre será terá que arcar. É importante sempre se lembrar disso!

Portanto, o empresário deve agir sempre de forma cautelosa e estratégica, ou seja, antes de tomar sua decisão, ele deve avaliar a necessidade real da contratação, a viabilidade do ponto de vista financeiro e, só então decidir o que é melhor para aquele momento: esperar mais um pouco, contratar ou mesmo buscar estratégias para aumentar a produtividade da equipe atual, sem aumentar o quadro de funcionários.

Considerar todas as hipóteses é essencial para tornar a gestão do negócio mais eficiente, e, especialmente, para não colocar em risco a sustentabilidade da empresa. Pensando nisso, o mentor e coach de donos de pequenas e médias empresas e diretor-executivo do Instituto Brasileiro de Coaching, Marcus Marques desenvolveu um teste com dez perguntas que tem o objetivo de ajudar o líder empresarial a identificar a hora exata de contratar um novo funcionário, sem correr o risco de tomar uma decisão precipitada.

“A ideia desse teste surgiu a partir de minhas experiências práticas e da convivência com empreendedores, donos de pequenas e médias empresas. Contratar ou não: é uma dúvida muito comum, principalmente quando o negócio está crescendo muito rápido. Isso ocorre porque, quando a demanda aumenta, a primeira solução quem vem à mente do empresário é: contratar. Entretanto, se isso não for bem pensado, pode acabar inchando a operação da empresa, muitas vezes, sem necessidade. Para evitar isso, é preciso refletir com muito cuidado sobre toda nova contratação, levando em conta diversos aspectos do momento empresarial, econômico e político, porque sempre dá para pensar em otimizar os processos, reconfigurar o trabalho, implementar softwares, reorganizar as funções etc.”, explica Marques.

Na prática, esses diversos aspectos envolvem analisar questões como qualidade da entrega, atendimento, limite operacional da mão de obra atual, entre outras, sendo o caixa, o principal desses aspectos. “Costumo dizer que o caixa da empresa manda mais do que o próprio dono. Se a saúde financeira do negócio está comprometida, não dá para pensar em contratar um novo funcionário até que isso se normalize”, exemplifica o especialista.

Checklist - Como reconhecer a hora exata de contratar um novo funcionário?

A seguir estão dez perguntas que o empresário deve responder para avaliar a real necessidade de contratar um profissional. Ele foi desenvolvido para funcionar como um checklist, em que cada resposta positiva (check!) corresponde a um ponto. Veja:

1. Sua empresa está estruturada financeiramente para aumentar o custo fixo da folha de pagamento?

Pontos a considerar: o custo de contratação de um funcionário no Brasil pode ultrapassar os 60% do salário em questão, a depender do regime tributário da empresa.

2. Esse novo funcionário contribuirá para o crescimento efetivo do seu negócio?

Pontos a considerar: a contratação de um novo funcionário deve fazer parte do objetivo estratégico da empresa e não apenas “apagar um incêndio” (quando você não está dando conta do volume de trabalho, por exemplo).

3. Existe uma demanda real e de longo prazo que justifique essa contratação?

Pontos a considerar: não dá para contratar alguém fixo e em tempo integral por causa de um aumento temporário da demanda dos clientes.

4. Você tem certeza de que essa necessidade empresarial está diretamente relacionada à contratação de um novo funcionário?

Pontos a considerar: Pessoas + Processos = Resultados. Sua empresa precisa de mais um profissional ou os processos é que devem ser rearranjados (implantação de um novo software, reorganização da equipe etc.)?

5. Está claro para você quais são as habilidades e expertise que esse novo funcionário deve aportar na empresa?

Pontos a considerar: antes de pensar em contratar, é preciso ter claro o perfil profissional que agregaria valor para a empresa.

6. Você já considerou a hipótese de terceirizar essa demanda específica, buscando inteligência externa para resolver o problema?

Pontos a considerar: contar com uma ajuda pontual externa, além de ser muito mais barato, reduz dramaticamente o risco de uma contratação malfeita.

7. Essa nova contratação vai desenvolver um trabalho que você ou alguém da equipe não pode executar e/ou aprender?

Pontos a considerar: é sempre tempo de desenvolver suas próprias habilidades e expertise, portanto vale sempre a pena considerar essa hipótese.

8. Você tem percebido problemas na qualidade da entrega e do atendimento de sua empresa que justifiquem a contratação?

Pontos a considerar: esse é um bom termômetro e é sempre bom ouvir o que os stakeholder têm a dizer sobre a qualidade de entrega e atendimento.

9. A estrutura física atual de sua empresa (espaço, mesa, computador) está preparada para receber esse novo funcionário?

Pontos a considerar: é sempre importante lembrar que a contratação de um funcionário não representa aumento de custos apenas por seu salário e encargos. É preciso oferecer estrutura física adequada para receber este profissional.

10. Você já considerou e refletiu, de maneira aprofundada, sobre o que aconteceria em sua empresa se você não fizesse essa contratação?

Pontos a considerar: este é um bom exercício para entender se a não contratação seria realmente sentida pela empresa.

Resultados do checklist:

7-10 pontos: é hora de contratar.

Se você deu check em pelo menos sete perguntas, significa que sua empresa está mesmo na hora de contratar um novo funcionário.

4-6 pontos: talvez ainda dê para esperar.

Há algumas evidências claras de que sua empresa precisa de um novo funcionário, mas talvez ainda não seja a hora de optar por esse caminho.

0-3 pontos: busque alternativas.

Não é necessário contratar alguém ainda. Sua empresa está em ascensão, mas ainda há alternativas melhores para suprir a demanda e é sempre bom poder contar com uma ajuda externa, não é mesmo?