Como os pequenos devem se adaptar à lei de proteção de dados

Você recebe em casa uma carta de divulgação de um produto, mas nunca forneceu seu endereço à empresa que o quer como cliente. Provavelmente, ela comprou seus dados de outra marca, a que você forneceu os dados de livre e espontânea vontade. Para proteger dados como esses e evitar que uma empresa possa comprá-los de outra, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), aprovada em 2018, passa a vigorar em agosto deste ano.

Muitas dúvidas ainda surgem sobre a LGPD, principalmente sobre como os pequenos negócios devem se adaptar. Para ajudar os empreendedores, separamos as principais dúvidas sobre o tema e, com a ajuda de um consultor do Sebrae-SP, damos dicas sobre como fazer para se adequar à lei federal.

Afinal, o que é a LGPD? 

A LGPD é um conjunto de normas com direitos e deveres relacionados aos dados pessoais dos brasileiros. O principal objetivo é proteger a liberdade e a privacidade dos usuários e padronizar o tratamento dos dados utilizados nas empresas. 

Todas as empresas precisam se adequar à LGPD?

A lei é aplicável a qualquer atividade que envolva a utilização de dados, tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas. Ou seja, todas as empresas que fazem o uso de dados precisam se adequar. Só estão isentos aqueles que utilizam dados pessoais apenas para fins acadêmicos e/ou artísticos e/ou jornalísticos.

A lei vale para todos os tipos de pessoa jurídica?

Sim. A lei vale para todos aqueles que lidam com dados, contemplando desde os microempreendedores individuais (MEI) até empresas multinacionais que atuam no território brasileiro.

Quais são os tipos de dados?

A LGPD contempla todos aqueles que estejam relacionados à identificação de pessoas. Eles podem ser: 

- Dados sensíveis: necessitam de um tratamento especial, pois são dados referentes à origem racial/étnica; religião; opinião política; filiação a sindicatos; organização de caráter religioso, filosófico ou político; saúde ou vida sexual; genéticos ou biométricos.
- Dados de crianças e adolescentes: deve haver consentimento de pelo menos um responsável legal para isso, que deixe explícito quais dados serão utilizados e com quem serão compartilhados.
- Dados anonimizados: é o dado que não pode ser identificado e fica fora da lei, a não ser que o processo de anonimização possa ser revertido e utilizado na formação de perfis comportamentais. 

Como uma figura jurídica que utiliza dados de clientes pode armazená-los?

O armazenamento varia a cada empresa. Pode ser feito por meio de programas de armazenamento de informações ou softwares mais elaborados. 

Quem deve ter acesso a esses dados dentro do meu negócio?

As informações devem ser direcionadas ao setor que as necessita. O consultor do Sebrae-SP Marcio Bertolini exemplifica a situação: “Uma escola lida com diferentes tipos de dados, como dados pessoais, sensíveis, financeiros. Na linha de colaboradores, se todos tiverem acesso a todas as informações, não há proteção de dados e é possível que sejam vazados. Por isso, é importante identificar os tipos de dados para poder granular o acesso, direcioná-lo a quem precisa”.

De acordo com a lei, o Data Protection Officer (DPO, encarregado pela proteção de dados) é um cargo obrigatório. Isso vale para todas as empresas?

Não. Como a lei abrange todos os tipos de empresas, ela trata o cargo de maneira genérica. O DPO é voltado para grandes empresas, que tenham dentro do seu tipo de negócio a utilização de dados de forma abrangente, como um banco de dados.

Se o cargo do DPO é voltado para grandes empresas, a partir de qual CNPJ ele vale?

Para o dono do pequeno negócio, o DPO não é obrigatório, mas isso não significa que o pequeno empreendedor não deva se adequar a lei. “Ela [a LGPD] dita como vamos lidar com os dados. Todos precisam fazer adequações e essas adequações precisam seguir a lei”, afirma Marcio Bertolini.

Quais as principais diferenças na metrificação de dados entre pequenas e grandes empresas?

O ‘x’ da questão é quais informações a empresa utiliza. Independentemente de seu tamanho, quanto mais dados forem utilizados, maior a necessidade de adequação à LGPD.

Como as franquias devem se adequar? A responsabilidade é do franqueado ou do franqueador?

A franquia deve seguir a mesma lógica de qualquer outro tipo de negócio. A responsabilidade é de ambos. Ou seja, ambos precisarão se adequar, tanto franqueado (que possui um CNPJ próprio para franquear qualquer marca) quanto o franqueador. “A lei vai prever uma responsabilidade solidária - ou seja, todos respondem no exercício da sua atividade. Existem responsáveis e corresponsáveis”, diz Bertolini.

Como será a fiscalização da lei?

Será feita pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e todo tipo de tratamento de dados pessoais deverá ser registrado, desde a coleta até uma possível exclusão. Deve-se registrar: 

- os tipos de dados utilizados
- a finalidade do uso deles
- o tempo de utilização
- práticas de segurança para o armazenamento
- com quem os dados podem ser compartilhados

O que acontece se eu descumprir a LGPD?

A lei prevê punições que variam de acordo com os casos, mas segue parâmetros como: a gravidade e a natureza das infrações e dos direitos pessoais afetados; a boa-fé do infrator; a vantagem auferida ou pretendida pelo infrator; a reincidência; o grau do dano e a cooperação do infrator, além de considerar a implantação de boas práticas e governança.

De acordo com a gravidade da falta e a intensidade da sanção, as penalidades podem ser:

- Advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas
- Multa simples, de até 2% do faturamento do grupo
- Multa diária, observado o limite total mencionado acima
- Publicização da infração após confirmada a sua ocorrência
- Bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização
- Eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração

Passo a passo

Para os pequenos empreendedores que ainda não se adequaram à LGPD, seguem orientações de Marcio Bertolini, consultor do Sebrae-SP, em 6 passos:

Estabeleça um plano de ação: é preciso fazer um planejamento que preveja cada etapa das implantações e segurança da maneira como a empresa lida com os dados.

Conscientize a si mesmo e a sua equipe: o principal passo para conscientização é o  treinamento. “É essencial que as pessoas que trabalham no local entendam a lei e a mudança radical com que a sociedade lida com os dados”, diz Bertolini.

Notifique os parceiros: todos aqueles com que você lida no seu negócio, fornecedores ou parceiros que vão fazer um trânsito dos dados, precisam estar adequados.

Identifique os dados: para implementar a lei e o plano de ação, é preciso mapear os procedimentos, sabendo quais dados estão sendo coletados. Algumas perguntas que podem ser feitas: Com que tipo de dado eu lido? Como eu colho? Como eu armazeno? Quem tem acesso? Quais dados são importantes para o meu negócio? Quais não são?

Estabeleça a governança: para este tópico, é preciso criar políticas internas ou rever as que já tem, além de rever contratos com parceiros e com os próprios clientes (adicionando, por exemplo, uma cláusula que os deixe cientes das informações que estão fornecendo).

Tenha ferramentas de segurança: softwares e antivírus são básicos para evitar a entrada de invasores no sistema. Bertolini lembra, porém, que não basta só ter a parte de tecnologia bem cuidada. É preciso se preocupar também com os colaboradores que lidam com as informações. “A LGPD não é apenas sobre a compra de um software/antivírus. É a conscientização da maneira como eu lido com os dados dos meus clientes e daquilo que o meu negócio faz”, complementa o consultor.