Como fazer controle de estoque: conheça o passo a passo

Um rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.
 
A falta de atenção ao estoque é um erro crucial, que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas.

Mas o que significa controlar o estoque? A ideia é monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem haver excessos e prejuízos. Nesse processo, é importante reconhecer que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, situação que impacta diretamente o capital de giro.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Neste post, vamos apresentar quais são as características desse controle em pequenas empresas, um passo a passo para efetivá-lo e como o sistema de gestão facilita o procedimento.

Controle de estoque em pequenas empresas

O controle de estoque é o monitoramento e a análise dos materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações. Uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.

Então, qual a importância do controle de estoque em pequenas empresas? Muitos empreendedores acreditam que podem deixar essa questão de lado porque seu negócio é de pequeno porte. Esse pensamento faz parte de um mito que precisa ser eliminado.

Ter um controle total do que entra e sai da sua empresa evita prejuízos significativos devido a furtos e também aumenta as chances de encontrar oportunidades de negociação com os fornecedores.

Ao mesmo tempo, torna-se mais fácil criar promoções para os clientes, organizar demandas e vender mais. E se você acha que isso não acontece, está totalmente enganado.

Da mesma forma, é mais fácil lidar com os produtos sem giro quando você conhece a situação do estoque. Se determinado item está parado há muito tempo ou uma mercadoria específica está perto do prazo de vencimento, uma ideia é oferecer desconto para incentivar a compra.

Nesse caso, é bom lembrar: produtos fora do prazo de validade podem acarretar em multas e até no fechamento do estabelecimento pela Vigilância Sanitária.

Assim, é fundamental compreender que a gestão de estoque tem tudo a ver com o financeiro. Muitos produtos parados representam dinheiro retido. Já a falta de uma estratégia eficiente para os itens armazenados impede uma boa negociação e ocasiona a perda de oportunidades de compra.

Passo a passo para o controle de estoque

Esse processo de gestão do estoque deve seguir os seguintes passos:

Realize um inventário

Esse procedimento é obrigatório e exige atualização constante. Liste todos os produtos estocados e as quantidades de cada um. Conforme as entradas e saídas acontecerem, revise os dados do fluxo e insira as datas de movimentação. Perceba que essa atividade previne falhas. Por isso, é indicado centralizá-la em um colaborador ou equipe.

Automatize o controle de estoque

A tecnologia auxilia na localização de produtos e atualização do inventário. Fazer isso por meios manuais e obsoletos exige muito tempo, que se reflete em custos elevados.

Treine os colaboradores

A equipe deve estar pronta para executar as atividades de gestão de estoque. É importante que um líder de equipe se responsabilize pela verificação rotineira desse controle e monitore o funcionamento do sistema.

Conheça os tipos de controle de estoque possíveis

Esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação pode ser:

- Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido

- Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque:

- Físico: acompanhamento em relação à quantidade

- Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle:

- Mínimo: permite a divisão em reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos ao giro das mercadorias;

- Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura;

- Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.

Otimize o estoque

A quantidade de produtos armazenados deve estar em equilíbrio, sem faltas ou excessos. O controle permite a otimização desse processo pelo conhecimento da rotatividade das mercadorias e possibilidades reais de venda.

O inventário também ajuda, porque fornece uma análise importante para identificar saídas, constâncias dos produtos e potenciais sazonalidades.

Estabeleça uma margem de perdas e danos

Em certos momentos, ocorrerão perdas, por melhor que seja a gestão realizada. Em alguns casos, pode-se ter até uma perda dupla (na compra e na venda), caso dos itens com validade vencida. Por isso, é essencial definir um limite de perdas e danos. Depois busque se manter dentro dessa meta.

Calcule os custos de armazenamento

O controle de estoque em pequenas empresas contém custos relativos ao espaço utilizado, equipe direcionada à atividade, sistemas adotados, perdas e danos etc. Avalie o custo e busque elevar a eficiência.

Promova os produtos parados

Os itens sem giro devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar que fiquem encalhados. O ideal é oferecer descontos ou promoções para vendê-los mais baratos e fazê-los sair do estoque. Desse modo, é possível apostar em itens mais valorizados e com mais vendas.

Cuide com o picking

Essa é a atividade de separação e preparação do pedido a fim de ser entregue ao cliente. É comum haver problemas nesse processo, que geram conflitos com os clientes e mais despesas. Por isso, tenha um cuidado extra para evitar o envio de produtos com defeitos, errados ou fora do prazo, por exemplo.

7 medidas para melhorar o controle do estoque

Registrar e controlar tudo isso não é fácil, a gente sabe. Mas ter esse controle vale a pena. A qualidade da gestão dessa parte da vida da empresa está ligada ao tipo de recurso que você usa.

Lápis e caderno até funcionavam no passado. Mas hoje você precisa, pelo menos, de planilhas e, de preferência, recursos mais avançados para a otimização dos esforços.

A seguir, confira sete medidas que vão tornar seu controle mais eficiente:

1. Crie padrões e regras para organizar o estoque

O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada mercadoria precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar etc.). Estabeleça também normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de bens.

2. Defina processos e responsabilidades

Relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, atualização de informações... As diferentes etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque precisam estar definidas, com responsáveis por cada uma.

3. Desenhe o fluxo de entrada e saída

Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você tiver sobre responsabilidades, mais simples você consegue resolver problemas.

4. Controle com rigidez

Identifique tudo o que você tem armazenado, seguindo os padrões que definiu previamente. Garanta também controle sobre entradas e saídas, contando com os responsáveis por cada etapa.

5. Defina datas e períodos para compras

Selecione fornecedores de confiança e programe pedidos. Escolher parceiros comerciais é decisivo para reduzir riscos de ficar na mão. Bons fornecedores ainda permitem negociar prazos de pagamento, quando necessário.

Ao mesmo tempo, antecipar pedidos por demandas previsíveis ajuda a conseguir condições melhores de negociação, ao passo que deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços mais salgados. Parceiros, sim, mas negócios à parte.

6. Defina volume mínimo e máximo para cada produto

Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades etc.

Para calcular, considere a velocidade da rotatividade (giro de estoque), o preço pago e economia de escala em caso de pedidos de quantidades maiores, prazo de entrega de seu fornecedor e tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final. Você quer o equilíbrio, para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada.

7. Mantenha operação e controle constantes

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.