Como fazer a gestão da equipe em home office

Com a pandemia de Covid-19, muitos empreendedores se viram obrigados a colocar suas equipes para trabalhar em casa.

Pela legislação brasileira, cabe às companhias fornecer os meios para que os trabalhadores possam exercer suas funções.

Mas a publicação recente de medidas do governo decorrentes do enfrentamento ao coronavírus modifica um pouco esse entendimento, explica a advogada Viviane Lícia Ribeiro, especialista em relações trabalhistas do escritório Autuori Burmann Sociedade de Advogados.

A medida provisória 927/2020, publicada no domingo (22), determinou que, na hipótese de o empregado não ter os equipamentos tecnológicos e a infraestrutura necessária e adequada, o empregador poderá fornecer os equipamentos em regime de comodato e pagar por serviços de infraestrutura sem que se caracterize como verba de caráter salarial.

Ou seja, quem for trabalhar em home office só receberá um computador emprestado pela empresa caso não tenha um dispositivo próprio. E, se for preciso contratar uma velocidade maior de internet, o empregador pagará apenas a diferença. "Só o necessário para a prestação dos serviços”, diz a advogada.

Para que os empregados acessem remotamente dados que só estariam disponíveis na companhia, aconselha-se o uso de uma VPN (rede privada virtual, na sigla em inglês). Com essa tecnologia, dispositivos externos trabalham em rede com os internos, num sistema que protege a privacidade online.

Em redes que utilizam uma VPN, o tráfego online de informações é mais longo e, consequentemente, mais lento. Por isso, contar com uma internet rápida e estável é fundamental.

Às questões técnicas, somam-se outros desafios na nova rotina dos gestores. “As principais preocupações se referem a como acompanhar o time à distância e manter o ritmo de produção", diz Mônica Hauck, especialista em RH e diretora-executiva da Sólides Tecnologia.

A dúvida sobre o controle de jornada surge como consequência dessas preocupações. Segundo a mestre em psicologia social e do trabalho Ludymila Pimenta, fundadora da RHLab, a legislação sobre teletrabalho transfere para empregadores e empregados a escolha sobre fazer ou não o controle de horário.

“Quando a opção é pela flexibilidade na jornada, o colaborador não recebe hora extra. Mas, quando existe algum meio de verificar o ponto, aí sim pode-se caracterizar a hora excedente”, diz Ludymila.

Muitas companhias estão controlando o expediente por meio do horário de acesso à VPN ou de aplicativos e plataformas de ponto eletrônico online, como Tangerino, MarQPonto e Oitchau.

Acessados pelo celular ou pelo computador, eles registram não apenas os horários de início e término do expediente, mas também o intervalo do almoço.

É preciso pagar para usar essas ferramentas, mas os fornecedores permitem experimentar o serviço gratuitamente. Os planos são oferecidos para diferentes tamanhos de equipe.

Para quem ainda não adotou esse recurso, a dica é fazer uma reunião de 15 minutos no começo da jornada e outra no final. Além de monitorar os horários, essa prática mantém o grupo sintonizado, fazendo com que um saiba o que o outro está fazendo. E ainda serve para determinar prioridades e alinhar expectativas.

“O profissional pode bater o ponto e não ser produtivo”, alerta Ludymila. Isso pode acontecer, por exemplo, porque ele não está sabendo lidar sozinho com alguma questão, mesmo que passe o dia inteiro dedicado às suas tarefas. “Por isso é tão importante o gestor oferecer um canal de comunicação com o time e estar disponível para tirar dúvidas."

Entre as experiências que tem acompanhado, a porta-voz do RHLab percebe que um método eficiente de melhorar a comunicação é deixar a equipe em videoconferência ao longo do dia, com o microfone e a câmera desligados. Quando alguém quer perguntar ou comentar alguma coisa, basta chamar a pessoa ou as pessoas de interesse.

A resposta, porém, não precisa ser imediata sempre. “Entendemos que o profissional precisa estar online e concentrado em suas atividades, porém nem sempre ele estará disponível. Mesmo porque alguns necessitam de mais foco e atenção, como desenvolvedores e redatores”, afirma Mônica.

Canais para videoconferência não faltam, como Skype, WhatsApp, Zoom e Google Hangouts, já bastante difundidos e sem custo.

Por causa da pandemia, recursos mais avançados dessas ferramentas, que costumam ser cobrados, agora estão liberados gratuitamente por tempo determinado.

É, por exemplo, o caso do Zoom, que parou de restringir o tempo das videochamadas gratuitas. Ou do software Webex, que permite videoconferências com até cem participantes —o que antes só estava disponível para clientes pagantes.

Hoje, quem está trabalhando em casa tem de lidar com circunstâncias fora da rotina normal de home office, como dividir o espaço com as crianças, já que as escolas do país estão fechadas.

“Não adianta: crianças exigem cuidados. Se meu filho me pede um suco, eu tenho de parar o meu trabalho e dar o suco para ele”, diz Ludymila.

Ela aponta mais uma dificuldade típica do momento atual: “Muita gente que comia na rua ou não cozinhava porque outra pessoa fazia isso agora precisa cuidar da comida. Então tem de interromper o trabalho um pouco antes do meio-dia para preparar o almoço”.

Situações assim afetam empregadores e empregados, daí a necessidade de empatia e confiança de ambos os lados, argumenta Ludymila. “O gestor que não confiar e ficar toda hora cobrando o funcionário pode gerar desconforto”, completa Mônica.