Como aprimorar o desempenho dos negócios através da tecnologia?

Muitos são os fenômenos tecnológicos atuais, como big data, sistemas integrados, tecnologia em nuvem, alta disponibilidade, complexidade tributária, riscos fiscais, volume e complexidade de obrigações assessórias; e outros tantos sistemas que auxiliam nas áreas fiscais, contábeis e sociais das empresas, atentando-se à importância cada vez maior dos contabilistas em nosso dia a dia – sejam eles os contadores internos das empresas, os escritórios de contabilidade, consultorias ou BPOs – que sabidamente precisam processar um alto volume de informações de centenas de empresas, numa velocidade e qualidade quase que desumana e geralmente com custos cada vez mais exprimidos.

Neste contexto é que se encaixam os sistemas de gestão empresarial e sistemas tributários. Sofrem aqueles que operam como aplicativos com operações locais, com mecanismos tradicionais de processamento, sistemas pouco parametrizados e inflexíveis, aplicativos sem inteligência de produtividade, repleto de bugs, complexos, burocráticos, pouca capacidade de processar muitas informações e custos proibitivos. Estes motivos, naturalmente, são os que afetam diretamente os profissionais, os resultados financeiros das empresas, a satisfação dos clientes e o humor de seus pobres usuários. A seguir cito alguns requisitos de software que não são mais diferenciais, mas sim fatores de sobrevivência aos modelos de negócios atuais:

1. Sistemas com alta capacidade de integração com sistemas governamentais: principalmente para consultorias tributárias, BPOs e escritórios de contabilidade, é absolutamente fundamental que ferramentas modernas reconheçam naturalmente as informações disponíveis nos sites e serviços do fisco. Podem parecer coisas elementares, mas garanto – a maioria dos aplicativos não gerenciam estes requisitos e usuários fazem estas atividades de forma manual.

2. Auditorias nativas de segurança: atualmente não basta mais “inputar” ou gerar informações para partes interessadas. Os aplicativos precisam de “inteligência” nativa para validar informações, cruzando valores, códigos de impostos, regras tributárias, impostos e declarações assessórias de forma com que empresários, contabilistas, gerentes, usuários, empresas e governo tem a clara ciência de que as informações são auditadas de forma cada vez mais segura e rápida.

3. Produtos estáveis e funcionais: com a era da informação e eficiência, empresas, empresários e usuários avançados devem fugir de aplicações pesadas, instáveis, complexas, desintegradas, lentas e caras, que sobrecarregam os serviços de TI das empresas, estressam profissionais e elevam custos de retrabalhos e baixa qualidade das informações.

4. Integrações entre empresas comerciais, empresas contábeis/consultorias: com a evolução constante da tecnologia e a crescente oferta de produtos em nuvem, é quase que natural que empresas contratem sistemas integrados de alta disponibilidade e que permitam acesso on-line dos contadores.

5. Capacidade de processamento de altos volumes de informações: com o projeto SPED, as empresas cada vez mais se veem obrigadas a armazenar centenas de milhares de informações que se multiplicam mês a mês. A ferramenta que não tiver a capacidade de processar milhares de informações em poucos minutos estará fadada à “morte natural”, haja visto a real necessidade de reduzir seus tempos de retrabalho, tempo ocioso e ganhar em eficiência e produtividade.

6. Aspectos funcionais atrelados à realidade dos negócios: com toda a complexidade imposta pelo mundo dos negócios e aspectos legais, a era das “planilhas paralelas” necessita chegar ao fim. Os melhores e mais rápidos serviços serão os prestados através de ferramentas que garantam ao usuário extrair do seu próprio sistema todas as informações e operações de seus negócios.

7. Ambiente colaborativo através do uso de aplicações WEB: sistemas que não tenham portais de serviços acoplados para gerenciar documentos, gerar rastreabilidade, promover auditorias, integrações automáticas ou simples entradas de dados pela internet, em pouco tempo deixarão de atender a este ambiente de negócio.

Enfim, é um cenário riquíssimo de oportunidades, necessidades e que mostra um caminho sem volta para que as empresas, e principalmente para que os prestadores de serviços de TI consigam sobreviver a concorrência, gerar serviços de alta qualidade com preços justos e competitivos. Para as empresas de software, trata-se de um momento de extrema reflexão – ainda que muito se fale, de fato, o que os clientes precisam são de soluções que realmente entreguem estas ferramentas, que sejam práticas, ágeis e permitam um ambiente de negócios crescente, sem redundância, eficiente e em plena conformidade com as expectativas das empresas e usuários.

Para a empresa usuária fica a sugestão sobre refletir sobre seus custos, sua produtividade, sua visão de futuro e negócios. A tecnologia e o uso das ferramentas corretas e eficientes é que ajudará a atingir os seus objetivos financeiros e consequente satisfação de seus clientes e equipe. Tecnologia eficiente e sistemas modernos são investimentos que fazem a diferença.