Automatização de processos: investimento ou despesa?

O setor de tecnologia tem se expandido cada vez mais no país. Segundo pesquisa realizada pela Gartner, em 2017 o mercado de tecnologia deve crescer até 2,5%, comparado a 2016. Para empresas que buscam, além de inovação, recursos que facilitem a administração, as ferramentas tecnológicas são grandes aliadas e geram resultados rapidamente.

Essa tecnologia pode ser adaptada a diversos segmentos, de acordo com as necessidades das empresas. Na administração pública, por exemplo, alguns sistemas são desenvolvidos exclusivamente para a área de Recursos Humanos, o que possibilita mais agilidade no atendimento aos servidores e maior rendimento não só para os profissionais de RH, mas para a instituição como um todo.

Cálculos de folha de pagamento, período aquisitivo de licença prêmio, período de afastamento, controle de férias são exemplos de demandas atendidas pelo RH. Cada processo engloba uma gama enorme de decretos, leis, regras e peculiaridades e, a cada nova gestão, vários desses processos estão sujeitos a sofrerem alterações e reformulações, sem que deixem de ser sistematicamente seguidos.

Muitas vezes, essas mudanças prejudicam o órgão público e, sem essa automatização, poderiam até inviabilizar seu funcionamento. Com processos tão complexos, é praticamente inimaginável controlá-los e executá-los sem o apoio de um sistema informatizado. Além dos cálculos de folha de pagamento, processos como o remanejamento de profissionais das áreas da saúde e educação, progressão de servidores levariam dias ou até semanas para serem realizados manualmente. A automatização permite ao profissional de RH realizar todos esses trâmites em poucos minutos.

As prefeituras de Vitória (ES), Teresina (PI) e Curitiba (PR) utilizam as soluções de RH desenvolvidas pelo Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) para obter maior controle de processos e redução de custos para as instituições.

A automatização permite também total integração entre os diversos serviços da gestão de recursos humanos, órgãos, sistemas utilizados na administração municipal ou convênios externos. Por meio de relatórios, consultas, estatísticas e business intelligence, é possível fornecer dados precisos e seguros aos gestores e a órgãos como Tribunal de Contas, Ministério do Trabalho, Receita Federal. Tudo de forma ágil.

Seja na área de Recursos Humanos ou em qualquer outra, nota-se que a tecnologia está se tornando essencial para suprir as carências das empresas e, principalmente, da administração pública. Sistemas de TI permitem que as prefeituras provisionem gastos futuros a partir de um planejamento orçamentário, gerando economia de tempo e dinheiro. Traçando um planejamento que mostre qual a melhor ferramenta a ser utilizada, a gestão administrativa e financeira se torna muito mais simples, fácil e objetiva.