Atente-se as atuais exigências da certificação digital

O certificado digital é uma assinatura com validade jurídica que garante as transações eletrônicas e outros serviços realizados pela internet. Essa assinatura permite que empresas e pessoas físicas sejam identificadas digitalmente de qualquer lugar do mundo, de forma inequívoca e segura.

Com o uso do certificado, o emitente da assinatura e autor da transação não terá como negar, por forças tecnológicas e legais, a autoria do conteúdo pelo qual seja responsável. A assinatura digital permanece vinculada de tal modo ao documento eletrônico que, se vier a ser feita qualquer alteração no documento original, a assinatura se invalidará.
 
O certificado ou assinatura digital não tem qualquer similaridade com a assinatura digitalizada. Esta é tão somente a reprodução de uma imagem da assinatura de próprio punho do emissor e, dessa forma, não garante nem a autoria e nem a integridade do documento eletrônico. Neste caso, não existe associação inequívoca entre o assinante e o texto digitalizado, uma vez que ela pode ser facilmente copiada e inserida em qualquer documento que trafegue pela internet.

Há vários tipos de certificados digitais, ou seja, de assinaturas que identificam os emitentes. No caso das empresas, os mais comuns são o certificado digital que permite emitir e armazenar notas fiscais eletrônicas (NF-e), o certificado digital que representa a empresa legalmente (e-CNPJ), e o certificado digital que garante segurança na troca de informações com os usuários do site, por exemplo, no e-commerce (SSL). Para as pessoas físicas, o e-CPF funciona como a identificação digital com a mesma validade do CPF física.

Quem está obrigado

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1.036, de 1º de junho de 2010, que dispõe sobre os prazos de obrigatoriedade de apresentação de declarações e demonstrativos com certificação digital e outros assuntos, todas as pessoas jurídicas estão obrigadas a utilizar certificado digital válido, para a apresentação de declarações e de demonstrativos de fatos geradores anteriores à Receita Federal, com exceção daquelas optantes pelo regime fiscal do Simples Nacional. Quanto às pessoas físicas, a utilização do certificado digital (e-CPF) junto à Receita ainda não é obrigatória.

De acordo com o portal da Receita Federal, a emissão de certificado digital e-CPF ou e-CNPJ deverá ser realizada por uma autoridade certificadora habilitada pela Receita Federal do Brasil. Ela alerta que o pedido de renovação de um desses certificados precisa ser feito dentro do seu prazo de validade. Já a solicitação de revogação implicará na sua invalidação e não possibilidade de uso a partir do requerimento. Leia aqui mais orientações para emissão, renovação e revogação de Certificados Digitais e-CPF ou e-CNPJ.

Base tecnológica

Trata-se de um documento eletrônico gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma autoridade certificadora (AC), que obedece às regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil para poder associar uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Tais certificados contêm os dados do emitente da assinatura conforme detalhamento da política de segurança de cada autoridade certificadora.

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) é uma cadeia hierárquica e de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para essa identificação virtual, cujo modelo adotado é o de certificação com raiz única. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI)  é o órgão governamental que, além de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia de emissores, supervisiona e realiza a auditoria do sistema.

Trata-se de um sistema de alta segurança utilizado pela Receita Federal para o qual você deve ficar atento na área fiscal. Certamente o seu profissional da área contábil de confiança o aconselhará de forma eficiente, no tocante à necessidade de emissão e revogação, nos casos em que se aplicarem, bem como de atenção aos prazos de renovação.