5 ideias práticas para melhorar a eficácia do setor de compras

A área de Compras das empresas está cada vez mais em evidência por conta de suas funções estratégicas. Se antes o setor era visto apenas como operacional, responsável por aquisições dos mais diversos insumos e serviços, hoje, suas ações têm impacto direto nos números. Isso porque, atualmente, a área é diretamente responsável pela diminuição de custos e, por consequência, colabora para o crescimento do negócio. Essa redução é fundamental, ainda mais em tempos de economia instável, quando conquistar novos clientes é um desafio a mais. É por isso que rever e organizar processos é uma das chaves para atingir resultados expressivos.

Se antes o setor de compras realizava cotações com dois ou três fornecedores e finalizava o processo de aquisição com o que oferecia o menor preço, hoje em dia, esse universo de compras tem mais ênfase em negociação e inteligência. Já pensou nas vantagens de traçar uma estratégia para aquisição de itens em maior volume e, assim, conseguir negociações melhores? Ou então, em como a negociação pode progredir com o fornecedor mais adequado para determinado produto ou serviço? Tudo isso é possível graças à tecnologia.

Abaixo, algumas ideias para ajudar você e sua empresa a descomplicar e otimizar o processo de Compras:

1. Adote uma plataforma de comércio eletrônico B2B – algumas áreas de Compras ainda seguem o modelo tradicional de cotações que gera uma grande carga operacional – seja por não atingir o número suficiente de propostas ou por onerar a empresa com processos lentos. O modelo antigo é limitado, demorado e, por isso, pode ser mais custoso. É aí que entra a plataforma eletrônica. Com ela, automatizar processos e buscar fornecedores diferentes de uma única vez torna-se totalmente viável. Para conseguir economizar mais, ter mais controle e governança ou melhorar a colaboração de seus fornecedores, as soluções B2B podem ser uma boa pedida para sua empresa. Isso pois as transações eletrônicas minimizam o trabalho operacional e deixam os compradores livres para as negociações. Elas reduzem, em média, 15% dos custos totais de operação.

2. Mantenha um catálogo de itens menores e do dia a dia – A negociação de insumos básicos, como material de escritório costuma tomar mais tempo do que o necessário. Por isso, vale a pena criar um catálogo com esses produtos ou commodities, o que ajuda a equipe de Compras a ter mais tempo dedicado às negociações mais estratégicas da sua companhia. Aqui se aplica a máxima de que quanto mais tempo economizado em tarefas de rotina, maior o volume de dinheiro no caixa. Outra possibilidade é terceirizar as aquisições de itens não estratégicos e focar apenas nas compras que impactam diretamente o negócio.

3. Não subestime compras menores relacionadas a sua operação – O barato pode sair caro. Por isso, prefira adquirir produtos e serviços de qualidade. Se você tem uma fábrica que depende de um maquinário pesado para funcionar, é certo que as peças são fundamentais para você. Não tente brigar apenas por preços nesses casos. Fique atento não só à qualidade do que compra, mas também ao atendimento que o seu fornecedor presta. Nesse caso, contar com bons parceiros para ter suporte sempre é válido.

4. Busque o máximo de informação possível – Em geral, quem tem mais informação, tem mais poder nas negociações. Seguindo está lógica, nos itens da curva A, ou seja, aqueles mais importantes ou com maior impacto, busque conhecer a fundo toda a composição de custo de cada um dos produtos. Isto lhe permitirá entender a variação dos custos do seu fornecedor e inibir, assim, aumentos sem justificativa ou com explicações dúbias. O modelo conhecido como “planilha aberta” pode ser uma poderosa ferramenta para isto. Monte a composição de custo de um dos materiais a serem negociados, especificando, por exemplo, o peso de cada matéria prima contemplada. Ao negociar com seus fornecedores, apresente os valores previstos na planilha e mostre que você domina os gastos e investimentos relacionados a produção. Assim, é possível negociar com mais transparência durante todo o processo.

5. Aproveite as vantagens dos leilões reversos – Itens específicos e de alto valor podem ser negociados por um leilão reverso. Nele, é possível publicar demandas de compras em uma plataforma eletrônica, enquanto todos os fornecedores são convidados a participar. Ao contrário do convencional, no leilão reverso os fornecedores dão lances decrescentes até atingirem seu limite de menor preço. Dessa forma, você faz negociações rápidas, com auditabilidade, transparência e tem mais chances de conseguir o menor preço. Com leilões reversos, muitas companhias conseguem economizar até 35% do valor inicial do produto. Mas, lembre-se: o preço não deve ser o único diferencial quando a aquisição for de produtos e serviços ligados ao seu core business. Nesses casos, qualidade, suporte do parceiro e atendimento têm mais peso e devem ser combinados para definir o melhor fornecedor.